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Un fondateur sans numéro de sécurité sociale obtient son EIN gratuitement auprès de l’IRS, mais jamais par le formulaire en ligne, qui exige un SSN ou un ITIN. Pour un EIN sans SSN, trois voies restent ouvertes : le téléphone international, le fax et le courrier, toutes fondées sur le formulaire SS-4.
Après cette lecture, vous saurez quelle voie choisir, comment remplir le SS-4 ligne par ligne et ce que coûte la délégation de la démarche. Chaque consigne reprend les instructions officielles de l’IRS dans leur dernière révision, et chaque prix vient du site de l’éditeur concerné.
Sommaire
EIN sans SSN : trois voies ouvertes, une seule fermée
Le téléphone, le fax et le courrier acceptent une demande sans SSN ; seul le formulaire en ligne la refuse. L’IRS réserve en effet sa demande en ligne aux entités dont le lieu principal d’activité se trouve aux États-Unis et dont le responsable dispose d’un SSN ou d’un ITIN.
La page officielle de l’IRS consacrée à l’obtention d’un EIN le dit sans détour : une société dont le lieu principal d’activité se situe hors des États-Unis demande son numéro par téléphone, fax ou courrier. La même page rappelle que l’EIN ne se paie jamais.
Ce point règle une confusion fréquente. L’absence de SSN n’empêche pas d’obtenir un EIN : elle ferme seulement la voie en ligne, la plus rapide. Le formulaire SS-4 prévoit d’ailleurs une mention précise pour le responsable qui n’a aucun numéro américain.
Pourquoi l’EIN est indispensable à une LLC
Sans EIN, une LLC n’ouvre pas de compte bancaire américain et ne remplit pas ses obligations déclaratives. L’EIN (Employer Identification Number) est le numéro fiscal de l’entreprise auprès de l’IRS, un rôle proche de celui du numéro SIREN en France.
Les banques en ligne le réclament avant toute ouverture de compte, comme l’explique notre guide du compte bancaire non-résident. Les plateformes de paiement le demandent aussi à l’inscription, y compris pour une LLC sans salarié.
Une LLC à associé unique détenue par un étranger en a besoin pour une autre raison : elle dépose chaque année le formulaire 5472 auprès de l’IRS. Notre article sur l’amende du Form 5472 détaille cette obligation, que l’EIN rend possible.
L’EIN ne se confond pas avec l’ITIN. L’EIN identifie l’entreprise, tandis que l’ITIN identifie une personne physique qui n’a pas droit à un SSN. Une LLC fonctionne avec son seul EIN.
Quelle voie choisir : téléphone, fax ou courrier
Le téléphone est la voie la plus rapide selon l’IRS, le fax la plus sûre pour un fondateur francophone. Les deux reposent sur le même formulaire SS-4, rempli à l’avance.
| Voie | Coordonnées officielles | Délai annoncé par l’IRS | Ouverte sans SSN |
|---|---|---|---|
| Téléphone (demandeurs internationaux) | +1 267-941-1099 (numéro payant), du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h, heure de l’Est | EIN attribué pendant l’appel | Oui |
| Fax (programme Fax-TIN) | +1 304-707-9471 depuis l’étranger, 855-215-1627 depuis les États-Unis | En général sous 4 jours ouvrés | Oui |
| Courrier | Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999 | Environ 4 semaines | Oui |
| Formulaire en ligne | Site de l’IRS | Immédiat | Non : SSN ou ITIN exigé, activité principale aux États-Unis |
Le téléphone donne le numéro le plus vite. L’appel se déroule en anglais, avec un agent qui pose les questions du SS-4 une à une. Pour un fondateur en France, la ligne ouvre à midi et ferme au petit matin.
Notre choix va au fax pour un fondateur francophone. Le dossier part en une fois, sans échange oral en anglais, et le numéro revient par fax à l’émetteur. Un service de fax en ligne suffit, sans appareil : il faut seulement indiquer un numéro de retour sur le formulaire.
Le courrier reste la voie de dernier recours. L’IRS conseille d’envoyer le formulaire quatre à cinq semaines avant d’avoir besoin du numéro, ce qui retarde d’autant l’ouverture du compte bancaire.
Remplir le formulaire SS-4 ligne par ligne
Pour une LLC à associé unique détenue par un non-résident, une dizaine de lignes suffisent, et trois décident du sort du dossier : 7b, 8a et 9a. Le tableau suivant reprend chaque ligne utile, avec la consigne tirée des instructions officielles du formulaire SS-4.
| Ligne du SS-4 | Ce que demande l’IRS | Ce qu’écrit le fondateur d’une LLC à associé unique |
|---|---|---|
| 1 | Nom légal de l’entité | Le nom exact inscrit dans les statuts déposés, avec « LLC » |
| 4a et 4b | Adresse postale | Une adresse fiable où recevoir la lettre de confirmation, étrangère ou américaine |
| 5a et 5b | Adresse physique, si différente | Jamais une boîte postale |
| 7a | Nom du responsable (responsible party) | Le fondateur, personne physique |
| 7b | SSN, ITIN ou EIN du responsable | « Foreign » ou « N/A » si le fondateur n’a ni SSN ni ITIN et ne peut pas en obtenir |
| 8a | La demande concerne-t-elle une LLC ? | Oui |
| 8b | Nombre de membres de la LLC | 1 |
| 8c | La LLC a-t-elle été constituée aux États-Unis ? | Oui |
| 9a | Type d’entité | Case « Other », avec la mention « Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 » |
| 10 | Raison de la demande | Création d’une nouvelle activité (Started new business), avec le type d’activité |
| 11 | Date de début d’activité | La date de constitution de la LLC |
| 13 | Nombre de salariés prévus sur 12 mois | 0 si la LLC n’emploie personne |
| 16 et 17 | Activité principale | La case la plus proche, puis les services ou produits vendus |
| 18 | L’entité a-t-elle déjà obtenu un EIN ? | Non, pour une LLC nouvelle |
Attention à la numérotation, qui a changé avec les révisions du formulaire. Dans la version actuelle du SS-4, la ligne 8a pose seulement la question de la LLC, et le type d’entité se coche en ligne 9a.
Ligne 7b : la mention qui débloque un EIN sans SSN
La ligne 7b demande le SSN, l’ITIN ou l’EIN du responsable. Les instructions de l’IRS sont claires : un responsable qui n’a ni SSN ni ITIN, et ne peut pas en obtenir, écrit « Foreign » ou « N/A ». La case ne reste jamais vide.
Le responsable (responsible party) est la personne qui possède ou contrôle réellement l’entité. L’IRS exige une personne physique, jamais une société. Pour une LLC à associé unique, c’est le fondateur lui-même, quelle que soit sa nationalité.
Ligne 9a : la mention propre aux LLC détenues par un étranger
Une LLC américaine à associé unique est, par défaut, une entité transparente (disregarded entity) : l’IRS ne la distingue pas de son propriétaire pour l’impôt sur le revenu. Détenue par un étranger, elle doit pourtant déposer le formulaire 5472. Les instructions demandent donc de cocher « Other » et d’écrire « Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472 ».
Le tiers désigné : utile, avec une limite
La section « Third Party Designee », en bas du formulaire, autorise une personne nommée à recevoir l’EIN et à répondre aux questions de l’IRS sur le SS-4. Son mandat s’arrête dès que l’EIN est attribué. L’avis de confirmation part ensuite par courrier au demandeur, pas au tiers.
Ce que coûte un EIN sans SSN, selon la voie choisie
Demander soi-même son EIN ne coûte rien, quelle que soit la voie ; déléguer coûte de 70 à 200 dollars selon le prestataire. La différence tient au temps passé, pas à la difficulté de la démarche.
| Voie | Coût de l’EIN | Ce qui reste à votre charge |
|---|---|---|
| IRS par téléphone | 0 $ | Le prix de l’appel international et le temps d’attente |
| IRS par fax | 0 $ | Le prix d’un service de fax en ligne |
| IRS par courrier | 0 $ | L’affranchissement international et environ quatre semaines d’attente |
| Bizee | 70 $ en option sur la formule Basic, inclus dans les formules Standard et Premium | La vérification que l’option couvre une demande sans SSN |
| ZenBusiness | 99 $ en option sur la formule Starter, inclus dans les formules Pro et Premium | Les mêmes délais de l’IRS |
| Northwest Registered Agent | 200 $ sans SSN (50 $ avec un SSN) | Les mêmes délais de l’IRS |
Notre calcul est simple : le coût réel d’un EIN délégué correspond au seul prix du prestataire, puisque l’IRS ne facture rien. Northwest demande ainsi 200 dollars pour un service que le fondateur réalise gratuitement en remplissant le tableau ci-dessus.
La délégation garde un intérêt pour qui crée sa LLC avec une formule qui inclut déjà l’EIN. Chez Bizee, la formule Standard le comprend, et notre comparatif Northwest vs Bizee vs ZenBusiness chiffre ce choix sur 24 mois. Aucun prestataire ne raccourcit pour autant le délai de traitement de l’IRS.
La procédure complète, étape par étape
La demande d’un fondateur sans numéro de sécurité sociale tient en six étapes, de la constitution de la LLC à la lettre de confirmation. L’ordre compte : l’IRS précise qu’une demande déposée avant la constitution de l’entité risque d’être retardée.
- Constituer la LLC auprès de l’État et attendre les statuts déposés, qui fixent le nom légal à reporter en ligne 1.
- Télécharger le formulaire SS-4 sur le site de l’IRS, dans sa dernière révision.
- Remplir le formulaire en suivant le tableau ci-dessus. La ligne 7b porte « Foreign » ou « N/A », la ligne 9a la mention propre aux LLC détenues par un étranger.
- Signer le formulaire au nom du responsable, puis le dater.
- Choisir la voie d’envoi : appel au numéro international, fax avec un numéro de retour indiqué, ou courrier à l’adresse de l’EIN International Operation.
- Conserver la confirmation : le numéro reçu par téléphone ou par fax, puis la lettre de l’IRS qui arrive par courrier à l’adresse de la ligne 4a.
Avant l’envoi, trois vérifications évitent un aller-retour. Le nom de la ligne 1 correspond lettre pour lettre aux statuts. La ligne 7b porte bien « Foreign » ou « N/A ». L’adresse de la ligne 4a reçoit le courrier sans difficulté.
Si l’IRS signale une erreur, la correction est simple : reprendre la ligne concernée et renvoyer le formulaire complet par la même voie. Pour un dossier pressé, le passage au téléphone permet de régler la question directement avec un agent.
Notre méthode de sélection
Chaque consigne de cet article vient des instructions officielles du formulaire SS-4 et de la page de l’IRS consacrée à l’EIN, lues dans leur dernière version. Les numéros, adresses et délais du tableau reprennent mot pour mot les indications de l’IRS, sans estimation de notre part.
Pour la délégation, nous avons relevé le prix du service EIN sur le site de chaque prestataire. Nous avons écarté les offres de particuliers sur les plateformes de services en ligne : leurs prix varient d’un vendeur à l’autre et ne se vérifient sur aucune page officielle.
Notre recoupement a aussi corrigé deux idées reçues. La première place le type d’entité en ligne 8a, alors qu’il se coche en ligne 9a. La seconde présente le téléphone comme une voie ouverte à tous, alors que l’IRS le réserve aux demandeurs internationaux.
Bon à savoir
- Gardez une copie du SS-4 tel qu’envoyé, avec la date de l’appel ou du fax : elle sert de référence si vous devez relancer l’IRS.
- Pour l’appel, gardez le formulaire rempli sous les yeux : chaque réponse attendue s’y trouve déjà.
- Rangez la lettre de confirmation de l’IRS avec les statuts : la banque demande souvent les deux ensemble.
Questions fréquentes
Est-il possible d’obtenir un EIN sans SSN ni ITIN ?
Oui. Un fondateur sans SSN ni ITIN obtient son EIN par téléphone, fax ou courrier, avec le formulaire SS-4. Il écrit « Foreign » ou « N/A » en ligne 7b, comme le prévoient les instructions de l’IRS.
Combien de temps faut-il pour obtenir un EIN sans SSN ?
Selon l’IRS, le numéro est attribué pendant l’appel sur la ligne internationale. Par fax, il revient en général sous quatre jours ouvrés. Par courrier, l’IRS annonce environ quatre semaines.
Le formulaire en ligne de l’IRS fonctionne-t-il depuis l’étranger ?
Non. Il est réservé aux entités dont le lieu principal d’activité se trouve aux États-Unis et dont le responsable dispose d’un SSN ou d’un ITIN. Un fondateur établi à l’étranger passe par le téléphone, le fax ou le courrier.
Faut-il payer pour obtenir un EIN ?
Non. L’IRS ne facture jamais l’EIN, quelle que soit la voie choisie. Un prestataire qui facture ce service vend du temps, pas un droit.
Que mettre en ligne 7b du formulaire SS-4 sans SSN ?
La mention « Foreign » ou « N/A ». Elle vaut pour un responsable qui n’a ni SSN ni ITIN et ne peut pas en obtenir. La ligne 7b ne doit jamais rester vide.
Quelle est la différence entre EIN et ITIN ?
L’EIN identifie une entreprise auprès de l’IRS. L’ITIN identifie une personne physique qui n’a pas droit à un SSN et doit remplir une obligation fiscale personnelle. Une LLC fonctionne avec son seul EIN.
Ce qu’il faut retenir
Un EIN sans SSN s’obtient gratuitement auprès de l’IRS, par téléphone, fax ou courrier. Le formulaire en ligne reste fermé aux fondateurs établis hors des États-Unis.
Trois lignes du SS-4 décident du dossier : « Foreign » ou « N/A » en ligne 7b, « Oui » en ligne 8a, et la mention propre aux LLC détenues par un étranger en ligne 9a. Le fax offre le meilleur équilibre pour un fondateur francophone, le téléphone la plus grande rapidité.
Déléguer la démarche reste un choix de confort, chiffré de 70 à 200 dollars selon le prestataire. Pour votre situation, consultez un professionnel qualifié.
Pour aller plus loin
Une fois l’EIN obtenu, notre guide du compte bancaire non-résident compare les banques qui acceptent une LLC détenue depuis l’étranger. Si la LLC n’est pas encore créée, notre comparatif Northwest vs Bizee vs ZenBusiness chiffre le coût des trois grands prestataires. Enfin, notre avis sur Bizee montre les documents livrés après la formation, dont la confirmation de l’EIN.
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