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Prix et informations vérifiés en septembre 2026. Les tarifs évoluent : nous les indiquons en fourchette.
Notre checklist de clôture d’exercice tient en neuf étapes. Une seule date commande le reste : pour un exercice clos le 31 décembre, la déclaration de résultats est due le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai.
Vous saurez dans quel ordre traiter les factures, le rapprochement bancaire, les amortissements et les créances, et quel outil règle chaque étape. Les tarifs viennent des pages officielles des éditeurs, les règles fiscales de l’administration.
Sommaire
Checklist de clôture d’exercice : les neuf étapes dans l’ordre
Traitez la clôture dans l’ordre des neuf étapes ci-dessous : chaque étape prépare la suivante. Les factures complètent le rapprochement, le rapprochement fige la trésorerie, et les écritures de fin d’exercice s’appuient sur des comptes déjà justes. Cette checklist de clôture d’exercice suit cette logique, du calendrier à l’archivage.
1. Fixer le calendrier de clôture
Posez trois dates : la clôture, l’envoi du dossier au comptable et le dépôt de la liasse. Pour un exercice clos le 31 décembre, l’administration fixe le dépôt au deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. Cela laisse un peu plus de quatre mois de marge, d’après impots.gouv.fr. Toute autre date de clôture donne trois mois.
Fixez ensuite, avec votre comptable, la date limite d’envoi des pièces. C’est elle, et non la date légale, qui dicte votre rythme de travail en décembre et en janvier.
2. Récupérer les factures manquantes
Une dépense sans facture n’existe pas en comptabilité : commencez par lister les mouvements bancaires sans pièce. Les documents comptables et leurs pièces justificatives, factures comprises, se conservent 10 ans, selon Entreprendre.Service-Public.gouv.fr.
Trois outils collectent les pièces à votre place. Dext capture les documents par photo, e-mail, glisser-déposer ou connexion API, et annonce un taux de reconnaissance supérieur à 99 %. Pennylane importe et reconnaît automatiquement les factures. Tiime gère les justificatifs avec reconnaissance de texte dès son plan Smart, à 17,99 € HT par mois pour un indépendant.
Une relance par e-mail au fournisseur règle le reste : demandez la facture dès le constat de l’écart, sans attendre janvier.
3. Faire le rapprochement bancaire
Le rapprochement consiste à faire correspondre chaque ligne du relevé à une écriture et à une pièce ; l’écart doit tomber à zéro au 31 décembre. Procédez en deux passes : d’abord les lignes dont la pièce est évidente, ensuite les lignes orphelines, que vous listez pour le comptable. Traitez un écart résiduel par ordre de montant : les gros mouvements d’abord, les centimes ensuite.
Pennylane propose la synchronisation des comptes et le rapprochement des transactions ; son plan payant d’entrée, Starter, coûte 7 € HT par mois. Tiime offre des connexions bancaires illimitées et la catégorisation automatique des transactions dès Smart. Qonto ouvre un accès expert-comptable dès son plan Smart, à 19 € HT par mois : le cabinet dispose d’un accès direct au compte.
4. Régler les notes de frais et les justificatifs
Clôturez les notes de frais avant le 31 décembre, pièces jointes, pour que chaque remboursement ait son justificatif. Un remboursement sans pièce rejoint la liste des justificatifs manquants de l’étape 2 et ralentit tout le dossier.
Pennylane réserve la gestion des notes de frais et des indemnités kilométriques à son plan Essentiel, à 24 € HT par mois. Dext gère des notes de frais depuis mobile, avec calcul des indemnités kilométriques. Choisissez l’un ou l’autre selon que vous avez déjà, ou non, votre comptabilité dans l’outil.
5. Constater les amortissements
Amortissez chaque immobilisation au prorata des jours écoulés depuis sa mise en service. La doctrine administrative divise le prix de revient par la durée normale d’utilisation du bien, puis réduit la première annuité au prorata temporis, en nombre de jours, d’après le BOFiP.
Exemple chiffré : un équipement de 2 400 € HT, mis en service le 1er octobre et amorti sur quatre ans, donne une annuité de 600 €. La première année compte 92 jours, soit 151,23 €. Le calcul multiplie l’annuité par ces 92 jours, puis divise par 365.
Les biens de faible valeur échappent à ce calcul. Les matériels, outillages, mobiliers de bureau en renouvellement courant et logiciels de 500 € HT ou moins par unité se déduisent immédiatement en charge, selon le BOFiP.
N’oubliez aucune annuité : l’entreprise perd définitivement le droit de déduire la fraction d’amortissement différée, précise le BOFiP. Les grilles tarifaires des cinq éditeurs que nous avons lues ne listent pas de module d’immobilisations : le tableau d’amortissement se prépare avec votre comptable.
Dressez la liste des achats de l’exercice supérieurs à 500 € HT, avec la date de mise en service, le prix et la durée retenue. C’est le document que votre comptable vous demandera.
6. Évaluer les créances douteuses
Une créance client se provisionne quand sa perte devient probable à la clôture, avec une justification pour chaque créance. La doctrine exclut les provisions calculées en pourcentage global du chiffre d’affaires. L’entreprise précise chaque créance concernée, justifie les motifs et renouvelle cette justification à chaque exercice, selon le BOFiP.
La provision se limite au montant hors taxe, car le fournisseur récupère la TVA si la créance devient irrécouvrable. Exemple : une facture de 1 200 € TTC, TVA à 20 % comprise, se provisionne à 1 000 € HT au maximum. Calcul : 1 200 ÷ 1,20.
Relancez avant de provisionner. Indy automatise les relances de retard de paiement dès son plan Plus, à 9 € HT par mois en facturation annuelle. Pennylane propose des scénarios de relances automatisées dans son plan Essentiel.
7. Préparer le dossier pour le comptable
Livrez un dossier complet en une seule fois : relevés rapprochés, pièces, notes de frais, liste des immobilisations et liste des créances douteuses. Un dossier complet évite les allers-retours de janvier.
- les relevés bancaires rapprochés, compte par compte ;
- les factures de vente et d’achat de l’exercice ;
- les notes de frais avec leurs justificatifs ;
- la liste des immobilisations, avec date de mise en service et prix ;
- la liste des créances en retard et des relances envoyées.
Les outils qui ouvrent un accès direct au cabinet évitent les envois par e-mail. Pennylane inclut l’accès comptable dès son plan Starter. Tiime propose des outils de collaboration avec le comptable dès Smart. Qonto ouvre son accès expert-comptable dès Smart.
Indy va plus loin pour une société. Son plan Premium, à partir de 49 € HT par mois en annuel, génère le bilan, le compte de résultat et le procès-verbal d’assemblée générale. Son option Expert-Comptable, à partir de 108 € HT par mois, fournit un bilan attesté par l’expert-comptable partenaire.
8. Vérifier la facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Selon economie.gouv.fr, les grandes entreprises et les ETI émettent aussi leurs factures en format électronique depuis cette date. Les petites et micro-entreprises suivent douze mois plus tard, le 1er septembre 2027.
Avant la clôture, vérifiez que vos factures fournisseurs arrivent bien sur votre plateforme : elles alimentent vos écritures. Envoyez-vous une facture de test pour contrôler le format et le circuit. Pennylane annonce la facturation électronique incluse dans tous ses plans, Indy dès son offre gratuite Essentiel. Contrôlez le statut de votre plateforme dans la liste officielle des plateformes agréées.
9. Archiver les pièces de l’exercice
Archivez les pièces et les écritures dès la validation du dossier : 10 ans pour les documents comptables, 6 ans pour les documents fiscaux. Ces durées découlent du Code de commerce (article L123-22) et du Livre des procédures fiscales (article L102 B), d’après Entreprendre.Service-Public.gouv.fr.
Demandez à votre comptable le fichier des écritures comptables (FEC) de l’exercice et conservez-le avec les pièces. Dext exporte ses données aux formats FEC, Quadra ASCII, Cegid TRA et CSV, ce qui facilite le transfert vers le logiciel du cabinet. Nommez ensuite les fichiers par exercice et par type de pièce : un classement cohérent retrouve une facture en quelques secondes.
La checklist de clôture d’exercice en un tableau
Ce tableau résume les neuf étapes, leur repère chiffré et l’outil qui les résout. Copiez-le dans votre gestionnaire de tâches et cochez chaque ligne.
| Étape | Repère à respecter | Outil cité |
|---|---|---|
| 1. Calendrier | Dépôt au deuxième jour ouvré suivant le 1er mai pour une clôture au 31 décembre | Aucun outil requis |
| 2. Factures manquantes | Pièces conservées 10 ans | Dext, Pennylane, Tiime |
| 3. Rapprochement bancaire | Écart nul au 31 décembre | Pennylane, Tiime, Qonto |
| 4. Notes de frais | Un justificatif par remboursement | Pennylane Essentiel, Dext |
| 5. Amortissements | Seuil de 500 € HT ; prorata en jours | Votre comptable |
| 6. Créances douteuses | Provision limitée au montant HT | Indy Plus, Pennylane Essentiel |
| 7. Dossier comptable | Dossier livré en une seule fois | Tiime Smart, Qonto Smart, Indy Premium |
| 8. Facturation électronique | Réception obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026 | Pennylane, Indy |
| 9. Archivage | 10 ans pour le comptable, 6 ans pour le fiscal | Dext (export FEC) |
Combien coûte la pile d’outils de clôture : le calcul
Un indépendant clôture avec un seul outil entre 215,88 € et 288 € HT par an ; une société qui ajoute un outil de bilan atteint 816 € HT. Nous avons multiplié chaque tarif mensuel officiel par douze, ou repris le total annuel affiché par l’éditeur.
| Pile d’outils | Ce qu’elle couvre | Calcul | Coût annuel HT |
|---|---|---|---|
| Tiime Smart (0 à 1 salarié) | Connexions bancaires, justificatifs, collaboration avec le comptable | Total annuel affiché | 215,88 € |
| Pennylane Essentiel | Rapprochement, notes de frais, relances, prévisionnel de trésorerie | 24 € × 12 | 288,00 € |
| Indy Premium société, annuel | Bilan, compte de résultat, procès-verbal d’assemblée, TVA et CFE | 49 € × 12 | 588,00 € |
| Indy Premium société, mensuel | Mêmes fonctions | 59 € × 12 | 708,00 € |
| Qonto Smart + Indy Premium annuel | Compte, accès comptable, bilan | 228 € + 588 € | 816,00 € |
| Indy Expert-Comptable société | Bilan attesté par l’expert-comptable | 108 € × 12 | 1 296,00 € |
Deux écarts se lisent dans ce tableau. Pennylane Essentiel coûte 72,12 € de plus par an que Tiime Smart, soit 33,4 % de plus. Payer Indy Premium au mois ajoute 120 € par an, soit 20,4 % de plus. Chaque écart se calcule en soustrayant les deux totaux annuels, puis en divisant le résultat par le total le moins cher.
Chaque surcoût se justifie par une étape : les notes de frais de l’étape 4 pour Pennylane Essentiel, le bilan de l’étape 7 pour Indy Premium. Une micro-entreprise sans bilan à produire n’a pas besoin de la pile à 816 €.
Ajoutez la TVA à 20 % pour obtenir le prix TTC : 288 € HT deviennent 345,60 € TTC. Une entreprise qui récupère la TVA raisonne en hors taxes.
Quel outil choisir selon votre profil
Notre choix pour un indépendant est Tiime Smart : 215,88 € HT par an pour rapprocher, justifier et partager avec le comptable. Ce plan réunit connexions bancaires, reconnaissance des justificatifs et collaboration avec le cabinet.
Pour un indépendant qui rembourse des frais ou roule beaucoup, prenez Pennylane Essentiel, à 24 € HT par mois. Il réunit notes de frais, indemnités kilométriques et relances automatisées dans un seul abonnement sans engagement.
Pour une société qui veut son bilan sans passer par un cabinet, choisissez Indy Premium, à 49 € HT par mois en annuel. Ajoutez Qonto Smart, à 19 € HT par mois, si vous voulez un compte avec accès expert-comptable.
Pour une micro-entreprise qui démarre, le plan Free de Pennylane coûte 0 € HT. Il s’adresse à un seul utilisateur et plafonne à 1 200 factures par an. Indy propose aussi un plan Essentiel à 0 € avec facturation électronique.
Pour une équipe qui reçoit beaucoup de pièces, Dext est l’outil de capture. L’éditeur offre 14 jours d’essai sans carte bancaire et détaille ses tarifs sur une page dédiée.
Notre méthode de sélection
Nous avons retenu cinq outils dont le tarif et les fonctions figurent sur la page officielle de l’éditeur. Chaque prix vient de cette page, en hors taxes, et chaque chiffre clé a été recoupé par une seconde lecture.
Nous avons distingué le prix mensuel, le prix annuel et la durée d’engagement. Indy Premium société affiche ainsi 49 € en annuel et 59 € en mensuel, tandis que Pennylane affiche un prix mensuel sans engagement.
Nous avons écarté trois éléments. Le prix du plan Business de Dext, que sa page ne détaille pas. Le statut de plateforme agréée, renvoyé à la liste officielle de l’administration. Les modules d’immobilisations, absents des grilles lues. Les règles fiscales viennent uniquement du BOFiP, d’impots.gouv.fr et de Service-Public.
Bon à savoir
Lancez l’essai avant décembre : Tiime offre deux mois d’essai sans engagement et Dext 14 jours sans carte bancaire. Un outil testé en novembre est prêt pour la clôture.
Les abonnements annuels de Tiime, d’Indy et de Qonto se facturent à l’année : vérifiez la date de renouvellement avant de changer d’outil en cours d’exercice.
Demandez à votre comptable son format d’export préféré avant de choisir l’outil, pour que le dossier passe sans ressaisie.
Questions fréquentes
Que contient une checklist de clôture d’exercice ?
Elle contient neuf points : calendrier, factures manquantes, rapprochement bancaire, notes de frais, amortissements, créances douteuses, dossier comptable, facturation électronique et archivage. Chaque point a son repère chiffré dans le tableau de cet article.
Quand faut-il déposer la déclaration de résultats ?
Pour un exercice clos le 31 décembre, le dépôt se fait au plus tard le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. Pour une autre date de clôture, le délai est de trois mois, selon impots.gouv.fr.
Quel seuil pour déduire un achat immédiatement ?
Le seuil est de 500 € HT par unité pour les matériels, outillages, mobiliers de bureau en renouvellement courant et logiciels. Au-dessus, le bien devient une immobilisation et s’amortit.
Comment provisionner une créance client douteuse ?
Justifiez chaque créance et chaque exercice, sans pourcentage global. Limitez la provision au montant hors taxe : une facture de 1 200 € TTC se provisionne à 1 000 € HT au maximum.
Combien de temps conserver les factures et les écritures ?
Les documents comptables et leurs pièces justificatives se conservent 10 ans. Les documents fiscaux se conservent 6 ans, d’après Entreprendre.Service-Public.gouv.fr.
Quel outil choisir pour clôturer seul ses comptes ?
Tiime Smart, à 215,88 € HT par an, convient à un indépendant. Une société qui veut son bilan choisit Indy Premium, à 49 € HT par mois en annuel. Une micro-entreprise démarre gratuitement avec Pennylane Free.
Ce qu’il faut retenir
La clôture se joue dans l’ordre : calendrier, factures, rapprochement, notes de frais, amortissements, créances, dossier, facturation électronique, archivage. Pour un exercice clos le 31 décembre, la liasse est due le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai.
Côté outils, Tiime Smart, à 215,88 € HT par an, suffit à un indépendant. Pennylane Essentiel, à 24 € HT par mois, ajoute les notes de frais. Indy Premium, à 49 € HT par mois, produit le bilan d’une société ; le payer au mois coûte 20,4 % de plus.
Appliquez cette checklist de clôture d’exercice dès novembre, ligne par ligne, et envoyez le dossier complet à votre comptable. Pour votre situation, consultez un professionnel qualifié.
Pour aller plus loin
Pour choisir l’outil, lisez notre comparatif Pennylane, Tiime et Indy. Pour le compte pro, comparez Qonto et Shine. Pour la facturation électronique, consultez notre classement des plateformes agréées.
Comment nous travaillons
Chez Biz Deals Corner, nous vérifions les tarifs et les statuts officiels à la source, pas dans les comparateurs concurrents. Nous détaillons ce qui est facturé hors forfait, nous signalons les solutions citées à tort comme agréées, et nous n’apportons aucun conseil fiscal, juridique ou financier personnalisé : pour cela, consultez un professionnel qualifié. Notre politique d’affiliation.
